Er is natuurlijk veel geschreven over hoe je een veranderproject moet aanpakken of liever gezegd kan aanpakken. Wat ik geloof is dat je niet met 1 recept alle verandertrajecten kunt aanpakken. Je zult per case moet bepalen wat de ideale aanpak is.

In het bepalen van de juiste aanpak zit voor mij wel een bepaalde structuur en stel ik bijna bij al mijn verbetertrajecten 80% dezelfde vragen. Ik kijk via een vast structuur naar de situatie, einddoel en bepaal mijn veranderstrategie en veranderaanpak.

Tijdens het vinden van een nieuwe verbeteropdracht onderzoek ik of er voldoende aanleiding is om mijn diensten aan te kunnen bieden. Als dat eenmaal is gebeurd en de projectdoelstelling is helder omschreven met duidelijke SMART afspraken dan kan ik aan het werk en werk op een gestructureerde wijze en volgens een vast stramien.

Stap 1: Op zoek naar de context

  1. De omgeving; wat is de historie van het bedrijf, welke kenmerken zijn er binnen het bedrijf en de branche, verandergeschiktheid en resultaten van eerdere verbetertrajecten.
  2. De aanleiding; waarom is dit project gewenst en hoe komt dat? Zijn er factoren buiten de organisatie die een rol spelen, is het alleen de ambitie, is er een conflict.
  3. De opvattingen; Welke waarden en normen zijn er, hoe kijkt met naar de medewerkers en organisatie, hoe denkt met over veranderen en wat zijn de politieke en maatschappelijke meningen.

Daarvanuit heb ik een goed beeld wat ik allemaal kan verwachten als het verbetertraject wordt ingezet en welke weerstanden, successen en valkuilen we mogen en kunnen verwachten.

Stap 2: Het verbeterplan

Binnen deze stap zet ik de verschillende fasen uiteen en zorg ik dat het plan afgestemd is op de wensen van de opdrachtgever, de doelstellingen, de invloed factoren, de organisatie en de verschillende deadlines.

Dit betekent dat we dus kijken naar de verschillende rollen, de verschillende fasen, de communicatie en de sturing binnen het verbetertraject.

  • De verschillende rollen: initiatiefnemers, sponsoren, mede-/tegenstanders, trekkers en uitvoerders/slachtoffers. Allemaal personen die een rol hebben binnen het traject waar je rekening mee houd.
  • De verschillende fase: Standaard heeft ieder verbetertraject een aantal fasen waar je doorheen loopt. Diagnose, kern van het vraagstuk, veranderstrategie, inteverntieplan, interventies. Stap voor stap en gestructureerd aan het werk.
  • De communicatie: Communicatie is key binnen ieder verbetertraject. En natuurlijk communiceer je in verschillende fasen op een andere manier en zoek je altijd naar de meest effectieve vorm. Er zijn dan ook initiërende, begripsvormende, prestatiegerichte en afrondende communicatiegesprekken, individueel, in groepsvorm of collectief met iedereen. Het doel is om medewerkers, stakeholders en opdrachtgevers zo goed en duidelijk mogelijk te informeren.
  • Sturing van het project: Ieder plan heeft de basis van leidinggeven, Delegeren, Controleren en Corrigeren in zich en het is verstandig om te bepalen wanneer, wie en wat rapporteert zodat er helder en duidelijk gestuurd kan worden binnen het verbeterproject.

Stap 3. De effecten

Het is natuurlijk essentieel om de effecten op het verbetertraject goed te monitoren. Je volgt de verbeteringen op de voet en kijkt naar de diverse effecten van het verbetertraject;

  • Effecten op de interactie binnen de organisatie
  • Effecten op de bedrijfsprocessen
  • Effecten op de producten en/of diensten
  • Effecten op de medewerkers
  • Effecten op de besturing in de organisatie

En natuurlijk stuur je bij waar nodig en vier je succes als het goed gaat.

Stap 4. De oplevering

En het eind van iedere fase lever ik het werk op en bepalen we de mate van tevredenheid. Als alle fase van het traject zijn afgerond dan vind de totale oplevering plaats en wordt het project gesloten.

Stap 5. Aftersales

Ieder verbeterproject wordt volledig afgerond door een gratis aftersalesproject na 3 maanden. Omdat ik sta voor duurzaam verbeteren, vind ik het van groot belang om in een latere fase te kijken of de verbeteringen wel stand hebben gehouden en of er extra ondersteuning nodig is. Dit kan zijn in een workshop, training, prestentatie, coaching, etc.

Voor groot en klein

En als deze stappen zijn voor bedrijven groot of klein te gebruiken waardoor iedere klant een stuk kwaliteit ontvangt. Wil je meer weten? Neem dan gerust contact met me op want een kop koffie kan natuurlijk kwaad. Jeffrey van Beek 06-15960212